Polityka prywatności
Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Grontela Wellness Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Floriańskiej 43, 31-019 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000876523, NIP 6762938401, adres e-mail [email protected], telefon +48 12 638 47 02. Polityka obejmuje stronę internetową grontela.world, formularz zamówienia dostępny na stronie głównej, kontakt telefoniczny prowadzony w celu potwierdzenia zamówień oraz korespondencję e-mailową związaną z obsługą klienta. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.). Poniższe sekcje opisują zakres zbieranych informacji, podstawy prawne, okresy przechowywania, odbiorców danych oraz sposób, w jaki można skorzystać z przysługujących praw.
1. Zakres dokumentu i definicje
Polityka prywatności dotyczy wszystkich osób odwiedzających stronę grontela.world, wypełniających formularz zamówienia oraz kontaktujących się z nami telefonicznie lub mailowo. Przez „dane osobowe" rozumiemy informacje pozwalające na zidentyfikowanie osoby fizycznej, w tym imię, nazwisko, numer telefonu, adres dostawy oraz adres e-mail. Przez „przetwarzanie" rozumiemy każdą operację wykonywaną na danych, w tym zbieranie, przechowywanie, porządkowanie oraz usuwanie. Dokument nie obejmuje stron internetowych podmiotów trzecich, do których mogą prowadzić odnośniki umieszczone na naszej stronie, ponieważ te serwisy posiadają własne zasady ochrony danych. W razie rozbieżności pomiędzy wersją polską a jakąkolwiek tłumaczoną wersją dokumentu, wersja polska ma charakter wiążący.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Grontela Wellness Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000876523, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP 6762938401. W sprawach związanych z ochroną danych można kontaktować się pisemnie na adres siedziby, telefonicznie pod numerem +48 12 638 47 02 w godzinach Poniedziałek–Piątek 9:00–17:00, lub pocztą elektroniczną na adres [email protected]. Administrator samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony grontela.world. Administrator odpowiada za wybór podmiotów przetwarzających oraz za zapewnienie, że przetwarzanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Dane zbierane w formularzu zamówienia
W formularzu zamówienia zbieramy imię i nazwisko, numer telefonu wraz z kodem kraju, informację o wybranym produkcie oraz zgodę na przetwarzanie danych w celu realizacji zamówienia. Adres dostawy jest ustalany telefonicznie podczas rozmowy potwierdzającej zamówienie i obejmuje ulicę, numer domu lub lokalu, kod pocztowy oraz miejscowość. Formularz zawiera również niewidoczne pole techniczne (honeypot) służące wyłącznie do ograniczenia zgłoszeń automatycznych i nieprzechowujące danych osobowych użytkownika. Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, jednak ich brak uniemożliwia przygotowanie i wysłanie zamówienia. Dane z formularza są przesyłane bezpośrednio do systemu obsługi zamówień administratora poprzez połączenie szyfrowane.
4. Dane zbierane podczas kontaktu telefonicznego i mailowego
Podczas rozmowy potwierdzającej zamówienie pracownik działu obsługi klienta odnotowuje numer telefonu, adres dostawy, ewentualne uwagi dotyczące realizacji przesyłki oraz datę i godzinę kontaktu. Rozmowy telefoniczne nie są rejestrowane w formie nagrań audio; prowadzone są jedynie notatki tekstowe niezbędne do realizacji zamówienia. W przypadku kontaktu mailowego przechowujemy treść wiadomości, adres e-mail nadawcy oraz odpowiedzi udzielone przez nasz zespół. Korespondencja związana z reklamacjami lub zwrotami jest przechowywana odrębnie w celu udokumentowania przebiegu sprawy. Nie łączymy danych z kontaktu telefonicznego z danymi przeglądania strony internetowej.
5. Dane techniczne i pliki cookie
Podczas korzystania ze strony grontela.world zbierane są podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, rozdzielczość ekranu oraz strona odsyłająca, wykorzystywane do zapewnienia poprawnego działania serwisu oraz wykrywania błędów technicznych. Szczegółowy opis plików cookie, ich nazw oraz okresów przechowywania znajduje się w odrębnej Polityce cookies dostępnej pod adresem cookie-policy.html. Dane techniczne o charakterze statystycznym są przetwarzane w formie zanonimizowanej lub pseudonimizowanej, o ile użytkownik wyraził zgodę na pliki analityczne za pomocą banera zgód. Nie wykorzystujemy danych technicznych do tworzenia profili dotyczących stanu zdrowia użytkowników. Ustawienia dotyczące plików cookie można zmienić w każdym momencie poprzez przycisk „Ustawienia cookies" dostępny w stopce strony.
6. Podstawy prawne przetwarzania
Dane niezbędne do realizacji zamówienia przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli w celu wykonania umowy sprzedaży zawartej na odległość. Dane potrzebne do wystawienia dokumentów sprzedaży i rozliczeń podatkowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych. Dane przetwarzane w celach analitycznych i w związku z plikami cookie opcjonalnymi przetwarzamy na podstawie zgody wyrażonej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane wykorzystywane do obsługi reklamacji i ustalenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu administratora. Zgoda na przetwarzanie danych w formularzu zamówienia może być wycofana w każdym momencie przed potwierdzeniem realizacji zamówienia poprzez kontakt na adres [email protected].
7. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w celu przyjęcia i realizacji zamówienia, w tym przygotowania przesyłki oraz przekazania jej firmie kurierskiej. Wykorzystujemy dane do telefonicznego potwierdzenia zamówienia, co pozwala ograniczyć liczbę błędnie wypełnionych formularzy i pomyłek adresowych. Dane są również przetwarzane w celu obsługi reklamacji, zwrotów oraz odpowiedzi na zapytania przesyłane przez formularz kontaktowy lub pocztę elektroniczną. Dane techniczne i pliki cookie wykorzystujemy w celu zapewnienia stabilności technicznej strony oraz, po uzyskaniu zgody, w celach statystycznych dotyczących ruchu na stronie. Nie prowadzimy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania mającego istotny wpływ na sytuację prawną użytkownika.
8. Okresy przechowywania danych
Dane związane z realizacją zamówienia, w tym dokumenty sprzedaży, przechowujemy przez okres 5 lat od zakończenia roku, w którym zamówienie zostało zrealizowane, zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.). Dane osób, które skontaktowały się z nami poprzez formularz kontaktowy lub e-mail, a które nie doprowadziły do złożenia zamówienia, przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, o ile nie zażądano wcześniejszego usunięcia. Dane dotyczące reklamacji i zwrotów przechowujemy przez okres 2 lat od zakończenia sprawy w związku z terminami rękojmi wynikającymi z Kodeksu cywilnego. Dane przetwarzane na podstawie zgody, np. w celach analitycznych, przechowujemy do momentu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wizyty na stronie. Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.
9. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane osobowe mogą być przekazywane firmom kurierskim realizującym dostawę przesyłek, w tym podmiotom takim jak InPost S.A., DPD Polska Sp. z o.o. lub Poczta Polska S.A., wyłącznie w zakresie niezbędnym do dostarczenia zamówienia. Korzystamy z dostawcy usług hostingowych przechowującego dane strony internetowej na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej. Obsługę poczty elektronicznej oraz systemu do przyjmowania zamówień telefonicznych zapewniają wyspecjalizowani dostawcy oprogramowania, z którymi zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Wszystkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane osobowe. Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.
10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Podstawowym miejscem przetwarzania danych osobowych jest terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a większość naszych dostawców usług posiada serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej. W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych lub pomocniczych, których dostawca ma siedzibę poza EOG, przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu zgodnego z Rozdziałem V RODO. W takich przypadkach dane przekazywane są w zakresie zanonimizowanym lub zagregowanym, bez możliwości bezpośredniej identyfikacji osoby. Użytkownik może zwrócić się do administratora z prośbą o wskazanie konkretnego mechanizmu transferu zastosowanego w danym przypadku. Aktualna lista dostawców usług z siedzibą poza EOG jest udostępniana na indywidualne żądanie przesłane na adres [email protected].
11. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 15–18 RODO. Przysługuje również prawo do przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. Osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec ewentualnych działań marketingowych. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodę można wycofać w każdym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Realizacja powyższych praw jest bezpłatna, z wyjątkiem żądań nadmiarowych lub ewidentnie nieuzasadnionych, w odniesieniu do których administrator może odmówić działania lub naliczyć rozsądną opłatę zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO.
12. Sposób realizacji praw i czas odpowiedzi
W celu skorzystania z powyższych praw należy przesłać wiadomość na adres [email protected] lub pismo na adres siedziby administratora, wskazując zakres żądania oraz dane umożliwiające identyfikację osoby składającej wniosek. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, a w każdym przypadku w terminie do 30 dni od otrzymania żądania, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO. W szczególnie skomplikowanych przypadkach lub przy dużej liczbie żądań termin ten może zostać wydłużony o kolejne 60 dni, o czym administrator poinformuje osobę składającą żądanie wraz z podaniem przyczyn opóźnienia. Przed udzieleniem odpowiedzi administrator może zwrócić się o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość wnioskodawcy, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie. Odpowiedzi udzielane są w tej samej formie, w jakiej wpłynęło żądanie, chyba że wnioskodawca wskaże inną preferowaną formę kontaktu.
13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym szyfrowanie połączenia pomiędzy przeglądarką użytkownika a serwerem strony za pomocą protokołu HTTPS. Dostęp do systemów zawierających dane osobowe jest ograniczony do pracowników i współpracowników, którzy potrzebują takiego dostępu w związku z wykonywanymi zadaniami. Wszystkie osoby mające dostęp do danych osobowych są zobowiązane do zachowania poufności na podstawie odrębnych umów lub oświadczeń. Systemy informatyczne wykorzystywane do przechowywania danych są regularnie aktualizowane w celu ograniczenia ryzyka nieautoryzowanego dostępu. W przypadku wystąpienia incydentu naruszenia ochrony danych osobowych administrator podejmie działania zgodne z art. 33 i 34 RODO, w tym w razie potrzeby zgłoszenie naruszenia Prezesowi UODO oraz powiadomienie osób, których dane dotyczą.
14. Prawo do wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego dla ochrony danych osobowych w Polsce. Organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z adresem: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę można złożyć pisemnie, elektronicznie za pośrednictwem platformy ePUAP lub osobiście w siedzibie urzędu, zgodnie z procedurą opisaną na stronie internetowej UODO. Wniesienie skargi do organu nadzorczego nie wyklucza możliwości wcześniejszego kontaktu z administratorem w celu wyjaśnienia sprawy na drodze bezpośredniej korespondencji. Zachęcamy, aby przed złożeniem skargi skontaktować się z nami pod adresem [email protected], ponieważ wiele zapytań można wyjaśnić bez konieczności angażowania organu nadzorczego.
15. Zmiany polityki i rejestr zmian
Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianą zakresu świadczonych usług lub zmianą stosowanych podmiotów przetwarzających. O istotnych zmianach dotyczących zakresu przetwarzania danych administrator poinformuje poprzez umieszczenie odpowiedniej informacji na stronie głównej serwisu. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod adresem grontela.world/privacy-policy.html wraz z datą jej ostatniej aktualizacji widoczną w górnej części strony. Poniżej przedstawiono rejestr dotychczasowych zmian dokumentu wraz z datami ich wprowadzenia.
| Data | Zakres zmiany |
|---|---|
| 18.08.2026 | Publikacja pierwszej wersji polityki prywatności wraz z opisem podstaw prawnych, okresów przechowywania i praw osób, których dane dotyczą. |
| 02.09.2026 | Uzupełnienie listy podmiotów przetwarzających o dostawców usług kurierskich oraz doprecyzowanie okresu przechowywania danych reklamacyjnych. |